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Workshop de Concepção: projetos de pequeno porte — Parte 01

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Recentemente publiquei no meu blog pessoal os comentários de 11 agilistas que falaram como iniciam projetos e produtos em seus respectivos contextos e inspirado pelas ricas respostas escrevi este post falando também da minha experiência na ideação de novas iniciativas.

Vou apresentar, portanto, os principais insights, as técnicas e a sequência que geralmente uso quando conduzo ou facilito uma concepção de novos negócios. Essa sequência e abordagem tem se mostrado bem efetiva na intenção de engajar as pessoas, criar propósito e dar clareza para iniciar os trabalhos.

Mas antes de apresentar como eu geralmente conduzo as cerimônias de concepção, vamos entender um pouco mais sobre este momento da vida do projeto / produto e as diferenças de uma Inception e um Kick-off, que são reuniões ou encontros realizados antes do início de uma iniciativa.

A Inception

A fase anterior ao início do projeto compreende uma oportunidade para idealizar e formatar as principais ideias e intenções do negócio para este que será um novo produto, serviço ou um novo modelo de negócio. Esse período é conhecido no mercado como sendo o momento da Inception.

Uma Inception convencional costuma durar cerca de 2 semanas [algumas até 1 mês], dependendo do tamanho do projeto, e sugere uma agenda bem definida com reuniões e dinâmicas. Essa fase tem o propósito de construir uma visão única e comum daquilo que se pretende fazer, de forma colaborativa, minimizando futuros problemas de comunicação ao mesmo tempo que cria espaço para serem consideradas perspectivas diferentes dos envolvidos. A Inception também contribui em:

  • Identificar as hipóteses de maior valor esperado;
  • Identificar os produtos mínimos viáveis (MVPs) que terão potencial de gerar feedbacks reais o mais cedo possível;
  • Construir o Roadmap do produto; e
  • Mapear os principais riscos identificáveis naquele momento.

Recentemente, Paulo Caroli adaptou o formato da Inception convencional com o objetivo de caber em cinco dias úteis, mantendo-se, contudo, os mesmos resultados almejados no formato original. Caroli chamou-a de Inception Enxuta no livro Direto ao Ponto.

Entretanto, em alguns contextos as pessoas não dispõe de:

  1. Know-how para conduzir e facilitar uma Inception (nem dinheiro para contratar alguém que a faça);
  2. Facilidade de reunir todos os interessados numa mesma semana;
  3. Apoio da gestão sobre a importância do investimento na Inception; e
  4. Não dispõem de um projeto grande ou importante o suficiente para justificar a realização de 1), 2) e 3).

Kick-off

Diferente de uma Inception, o Kick-off é geralmente uma reunião bem mais direta, geralmente de algumas horas, na qual serão alinhados os planos já definidos para o projeto, apresentar as restrições, entender as premissas, engajar os stakeholders nos objetivos e nos papéis e responsabilidades.

Entretanto, o kick-off não inclui discussões para explorar ideias ou novas possibilidades. Não existe o momento divergente e nem o convergente, posto que, de alguma forma, tudo já foi definido previamente.

Então, o que fazer?

No contexto em que trabalhei sempre houve vários projetos pequenos e médios e, como a empresa não entendia ser justificável uma Inception convencional para estes pequeninos, fiquei intrigado sobre como poderíamos melhorar o início destes projetos além de uma simples reunião de kick-off.

Comecei pensando quais seriam os grandes momentos da concepção de um produto e entendi que são dois: Um momento divergente e outro convergente, conduzidos nesta ordem, e que buscam endereçar o seguinte:

Momento divergente

Antes de definir épicos, histórias ou qualquer proposta de solução mais prática, se faz necessário primeiro entender fatores mais abstratos. Qual a visão daquilo que vamos construir? Que tipos de dores estamos buscando resolver? Como nosso cliente se comporta? O que nossos clientes valorizam? Dentre outras questões.

Entender as questões inerentes à problemática no qual o produto será inserido é fundamental para guiar no próximo momento “o quê” e “como” será construída a solução, além de permitir que todos os participantes contribuam com suas experiências e perspectivas sobre quem é e o que buscam os clientes que usarão o produto e até mesmo se é viável ou não realizar o produto dado o que foi discutido até então.

Momento convergente

Com a justificativa e os motivadores bem exercitados no momento divergente, chega a hora de convergir em um plano inicial que o grupo entenda ser a melhor aposta sobre como cada fator abstrato será materializado. Neste momento são construídas as estruturas sobre as quais as atividades do projeto serão encaixadas, como grande pilares de sustentação conceitual do produto, como Acessibilidade; Interatividade; Engajamento, etc.

Ao convergir também somos convidados a exercitar a forma com que iremos trabalhar, discutindo sobre responsabilidades, reuniões, relatórios, ferramentas, fluxo e periodicidade de comunicação. Todos os processos que suportarão como o time trabalhará e como irá expor seu trabalho aos interessados também são temas a serem discutidos neste momento, criando um alinhamento não só do produto, mas também sobre o que esperar de cada papel e de cada fase dos processos.

A diferença deste segundo momento, convergente, de um kick-off é que no Workshop todas as fases convidam à colaboração na criação e formatação conjunta dos planos e definições, enquanto que no Kick-off tudo já está certo para ser somente alinhado com os envolvidos.

Abre parênteses…

Deixa eu já dizer isso agora para não me esquecer: Muitas vezes passei superficialmente pela parte em que se discutia o “jeito de trabalho” assumindo que todos já conheciam o processo e as responsabilidades. Ledo engano. Não cometa o mesmo erro que eu cometi. Aborde o óbvio, porque o óbvio pode não o ser para todos os presentes que precisam ter clareza sobre como tudo irá funcionar. Só porque você faz Scrum, por exemplo, não assuma que todos entendam as funções de um Scrum Master e de um Product Owner.

…fecha parênteses!

Como o Workshop de Concepção funciona

Assim, ciente dos benefícios da Inception com sua proposta divergente / convergente e desafiado pelo tempo e recursos reduzidos que são realidades em projetos curtos, criei o que acabou sendo chamado de Workshop de Concepção.

Como se fosse uma “mini-Inception”, o Workshop de Concepção busca portanto ser melhor que uma reunião de Kick-off, no que diz respeito à co-criação e discussões sobre a visão e propósito do produto, porém mais simples e menos rebuscado que uma Inception tradicional.

Basicamente, o Workshop de concepção trata os principais pontos que uma Inception tradicional, porém, a diferença do Workshop está no formato: Ao invés de contar com todos os participantes o tempo todo, colaborando e criando em conjunto, entendi que muito dos trabalhos ali realizados poderiam ser feitos fora da Inception, de forma assíncrona, em um fórum menor, com alguns poucos envolvidos, aproveitando os insumos gerados durante as reuniões. O Workshop pode até durar uma semana, mas tem apenas dois momentos síncronos com todos os participantes na sala.

Veja também Workshop de Concepção Parte 02

Deixe-me explicar melhor. O primeiro passo, seja de uma Inception ou Workshop, é entender o contexto, o propósito, os objetivos e desejos dos clientes. Busca-se explorar quais seriam as reais necessidades, as dores latentes, e não convergir rapidamente para uma hipótese de solução. Neste momento, precisamos que todos estejam reunidos para contribuírem com suas perspectivas na ideação das metas e propósitos almejados.

Para que esta fase seja feita com sucesso, buscando efetividade, praticidade e rapidez, algumas tarefas já devem ser feitas antes do início da reunião, como, por exemplo, discussões preliminares do sponsor com o possível Product Owner sobre os objetivos do produto; um estudo das jornadas dos principais usuários afetados e um Business Model Canvas previamente preenchido pelos principais idealizadores.

Note, portanto, que há várias atividades que podem ser preparadas de forma assíncrona, ou seja, fora das reuniões oficiais do Workshop, sem, contudo, perder a qualidade ou a riqueza das discussões, visto que tudo será apresentado e discutido nas reuniões síncronas novamente. Outras atividades serão necessárias entre a primeira reunião do Workhop e a segunda, que fornecerão novos insumos para outras atividades preparatórias antes do segundo encontro.

No próximo post da série vou apresentar em detalhes a agenda dos dois dias de reunião do Workshop e as atividades preparatórias para ambos os dias.


Crédito da imagem: http://www.aiimi.com/

Veja também Workshop de Concepção Parte 02

3 comments

  1. Éverton Bueno Lima

    Muito bom o post, quando iniciei a leitura do seu post e visualizando o seu vídeo, recebi um e-mail nesse momento, o assunto “Como funciona uma reunião de Inception?”, lá nesse post que também realizei a leitura, mostra um “exemplo simples” de uma inception de 2 dias, segue o link; http://blog.justdigital.com.br/como-funciona-uma-reuniao-de-inception, aguardando o novo post com a agenda dos dois dias de workshop e as atividades.

    Posted on abril 25, 2016
  2. Pingback: Workshop de Concepção — Parte 02 | Kudoos

  3. Pingback: Workshop de Concepção de produtos – Parte 03 | Kudoos

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