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Workshop de Concepção de produtos – Parte 03

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Se você está acompanhando a série de posts que fala sobre concepção de projetos e produtos, já deve ter visto as ideias Divergente e Convergente e os Preparativos para se começar um evento de concepção no seu contexto.

Se você ainda não teve oportunidade, aproveite para conferir a Parte 01 e a Parte 02 da série.

O Workshop de Concepção foi projetado para ser realizado em 2 momentos presenciais e compreende também atividades assíncronas que são realizadas por algum dos papéis envolvidos na concepção do produto. Neste post vamos abordar os detalhes que envolvem o primeiro encontro do workshop: O momento Divergente.

Momento Divergente

Podemos dizer que são dois os propósitos do momento divergente num workshop de concepção: 1) entender muito bem os objetivos e a problemática do cliente e 2) promover o brainstorm de ideias buscando estimular a criatividade e novas conexões que possam se mostrar úteis no futuro.

Atividades pré-encontro Divergente

Para que o primeiro encontro presencial seja o mais proveitoso possível, algumas atividades preparatórias são necessárias. Uma vez que você já tem todo o evento do workshop preparado e agendado, é hora de ter foco neste primeiro momento.

Obs: Procure ter pelo menos 2 semanas de preparação antes do início do workshop, assim todos poderão realizar suas atividades preparatórias com segurança e qualidade.

Logo, você, como facilitador, precisará garantir:

  • VISÃO: Que o Product Owner ou cliente ou aquele que represente o cliente prepare uma apresentação que engaje os participantes na justificativa e nas motivações para a realização do projeto / produto. Algo que transmita de forma simples, mas poderosa, o porquê da existência desta iniciativa ou que ressalte como o mundo será um lugar melhor depois de realizada esta missão 😉
  • MÉTRICAS E CONTEXTO: Se for aplicável ao seu caso, traga equipes que possam contribuir com métricas do mercado (ou do contexto) a fim de desenhar o retrato atual do ambiente em que aquela iniciativa será inserida. Traga tudo que possa dar mais corpo e propriedade aos presentes;
  • PERSONAS e JORNADAS: Talvez sua empresa já conte com uma equipe que tenha expertise em estudar os usuários e o mercado. As equipes de User eXperience e de gestão de produtos são as mais comuns nas empresas de software e tratam bem deste assunto. Caso não haja uma equipe específica que cuide desta temática, busque técnicas junto ao responsável pelo produto (Product Owner ou outro papel que sua empresa utilize) que enderecem: 1) Quem são os segmentos de usuário/cliente que podem ser impactados com sua iniciativa. 2) Separe-os e categorize-os de acordo com seus perfis de utilização, interesse, fase de atuação no fluxo e/ou nível específico de permissões e acessos. 3) Conhecedor dos tipos de usuário afetados com a iniciativa, personifique cada grupo em 1 pessoa, usando uma técnica que chamamos de persona. A persona é um ator fictício que representa aquele seguimento de usuário, ajudando todos os envolvidos no projeto a visualizarem melhor as características daquele grupos quando na elaboração de ideias e sugestões. A persona tem um nome, uma idade, um contexto social, econômico e familiar e 4) a jornada que mostre o comportamento desta persona num dia comum, interagindo com a possível solução da sua iniciativa. Veja alguns exemplos de persona (google).

Muito bem, já temos:

  1. uma boa contextualização que justifica a iniciativa;
  2. números que apoiam o cenário atual; e
  3. os principais atores que queremos afetar positivamente com a futura solução.

Com isso preparado, podemos começar o primeiro dia do workshop, que passará, basicamente, pela discussão destas atividades.

O encontro presencial da fase Divergente

Para o dia do encontro Divergente, segue uma sugestão de agenda que gosto de realizar:

Quebra gelo

De 10 à 30 minutos.

Ao começar os encontros presenciais tenha em mente que provavelmente nem todos se conhecem bem. Alguns podem estar entrando no projeto neste momento. Algumas áreas são distantes umas das outras. Pessoas de outros locais podem estar se juntando agora à recém criada equipe e muito da comunicação prévia pode ter sido conduzida por e-mail e telefone. Logo, investir em um “quebra gelo” que contribua para as pessoas se conhecerem melhor, pode fazer toda a diferença para o restante do workshop.

Alguns exemplos de Icebreakers são Paulo Pontual e Zip Zap Zoom. Paulo Caroli, em seu site “Fun Retrospectives” compartilha esses e muitos outros icebreakers.

Após realmente “quebrar o gelo”, as pessoas podem se sentir mais seguras em expor suas ideias, opiniões e libertar a criatividade tão necessária para esta fase do encontro. Por isso, não negligencie o quebra-gelo!

Em equipes que trabalharão de forma ágil, busque trazer alguma dinâmica que, além de fazê-los trabalhar juntos, ainda passa alguma mensagem sobre agilidade.

Visão do produto

De 30 minutos à 2 horas.

Entender o porquê de todos estarem ali é extremamente importante. Cientes dos motivadores e propósitos da iniciativa, todos poderão contribuir de forma coerente e direcionada com as atividades.

Este é o momento em que as pessoas de produto expressam a VISÃO e as MÉTRICAS E CONTEXTO, que comentamos nas atividades preparatórias deste encontro. Como facilitador, garanta que haja todos os recursos para ilustrar bem este momento e que todos entendam as reais intenções do projeto. Abuse de gráficos, flipcharts, projetor, desenhos, metáforas, etc

Objetivos específicos

De 20 minutos à 1 hora.

Esse é um momento em que o facilitador conduz reflexões sobre os objetivos mensuráveis para se atingir a visão desejada. A grande pergunta que deve estar em mente é: Como sabemos que atingimos ou que estamos no caminho certo?

Provavelmente muitos terão sugestões sobre estes indicadores. Alguns válidos, outros não. Alguns mensuráveis, outros não. Alguns muito genéricos e outros bem específicos. Como facilitador, auxilie na extração e na composição de um conjunto de indicadores que todos compreendam e saibam como avaliar.

Uma boa ferramenta que tem sido bem utilizada é o OKR – Objective and Key Results. Numa relação direta, a VISÃO diz respeito ao Objetivo (Objective) do OKR e os indicadores mensuráveis seriam os Resultados-chave (Key Results).

Premissas e restrições

De 20 a 40 minutos.

Premissas são fatos que tomamos como verdade e que influenciam o planejamento do projeto / produto, como, por exemplo, assumir que determinado componente comprado pela empresa irá suprir todas as necessidades da solução. Restrições já são verdades assumidas, que limitam as ações e também influenciam o planejamento, como uma quantidade fixa de investimento ou uma data que não pode ser ultrapassada.

Desta forma, se a visão e o propósito contribuem com infinitas possibilidades para a solução, as restrições e as premissas devem contribuir limitando o conjunto de possibilidades para satisfazer determinadas condições.

Existe datas específicas que precisam ser atendidas? Quanto investimento temos? Quantas pessoas e por quanto tempo podemos contar com elas? É necessário utilizar alguma ferramenta específica? Existe alguma orientação ética, ambiental ou políticas organizacionais específicas para esta iniciativa? A empresa tem algum método exigido para condução ou avaliação dos resultados? Essas e outras perguntas podem lhe ajudar a mapear premissas e restrições em sua nova iniciativa.

Como facilitador gosto de conduzir esta atividades através de perguntas a fim de adicionar, revisar e validar todas as premissas e restrições conforme vão sendo compartilhadas, anotando-as de forma que fique visível e disponível a todos.

Propostas de valor

De 30 minutos à 2 horas.

Gosto de utilizar nesta parte a ferramenta Business Model Canvas que funciona muito bem para compilar tudo o que foi visto até agora e dar mais formato à ideia em concepção. Outras ferramentas podem ser utilizadas neste momento, com o objetivo de se mapear quais são as intenções de valor que esta organização pretende oferecer aos usuários e que tratem seus principais problemas e necessidades.

No final deste momento é importante ter definido:

  • Quais são as propostas de valor que precisamos oferecer ao usuário/cliente? Propostas de valor não são soluções práticas ou funcionalidades de um sistema, mas conceitos como: Rapidez; Conveniência; Segurança; Praticidade; Redução de riscos, entre vários outros possíveis;
  • Como cada proposta de valor está associada a cada persona mapeada anteriormente e com sua respectiva jornada;
  • Como as premissas e restrições limitam ou determinam ações;
  • Atividades-chave sem as quais a ideia não seria viável e sobre a qual já é possível antever, independente da solução que se formate à frente, como divulgação; campanhas especiais; treinamentos, etc

Se você está usando o Business Model Canvas, a ideia não é preencher todos os 9 blocos, mas apenas Clientes; Propostas de Valor; Relacionamento; Canais e Atividades-chave. Neste caso, o uso dessa ferramenta é apenas para servir como apoio na exposição das informações.

Você também pode usar outras ferramentas como o Value Proposition Canvas da qual já falamos aqui no Kudoos.  

Brainstorm de soluções

De 30 minutos a 1 hora.

Até agora você conseguiu algo muito importante: definir de forma colaborativa e transparente o propósito ao qual se destina o produto em concepção e os limites sob os quais a equipe terá autonomia para trabalhar tanto em relação ao produto quanto aos processos.

Para a finalizando a fase de Divergência, reserve um tempo de brainstorm para que todos consigam contribuir de maneira criativa com soluções inesperadas dentro das periferias discutidas nos momentos anteriores. Promova um ambiente seguro no qual as pessoas consigam criar e ousar, apresentando perspectivas não consideradas anteriormente, inovações na forma de se solucionar o problema, propostas diferentes e até disruptivas! Deixe fluir! Não julgue e não rejeite nenhuma contribuição.

Muitos dos participantes do workshop já possuem uma ideia de solução no momento em que se dispõem a participar da concepção do novo produto. Entretanto a fase de divergência pode trazer novas ideias e insights não considerados anteriormente. Explore bem este momento.

Use dinâmicas variadas que promovam brainstorming. Perguntas malucas como: e se sua avó tivesse que usar o produto, como seria? Como a solução teria que ser se o usuário é um elefante? e outras que podem contribuir para distanciar as pessoas do óbvio.

Colete todas as ideias e guarde como referência e garanta que os gerentes de produto, product owner e stakeholders de negócio estejam acompanhando esta fase e ouvindo as ideias desenvolvidas ali.


A fase Divergente pode ter a duração de 4 a 8 horas, dependendo da quantidade de pessoas e da sua disponibilidade para explorar cada um dos itens da agenda.

No próximo post da série vamos falar das atividades que se originam na fase Divergente e que servirão de preparação para o segundo momento, Convergente, do nosso Workshop de Concepção. Até lá!

img: kitlivre

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