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Holacracia: Reunião de Governança na Geekie

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A Geekie, startup focada em inovações para educação, é uma das primeiras organizações no Brasil a experimentar a Holacracia e convidou o Kudoos para participar de uma de suas reuniões de Governança, especificamente do círculo Geekie Games.

Durante uma hora, os membros do círculo conseguiram levantar as tensões, apresentar as propostas ao grupo e integrar à sua estrutura de trabalho 8 decisões / mudanças importantes para eles.

Se você quer saber mais sobre a estrutura das reuniões da Holacracia, sugerimos que visite os posts:

Participaram da reunião 7 membros do círculo Geekie Games e Leonardo Campos e Rafael Buzon do Kudoos. O que segue abaixo é um relato de alguns detalhes da reunião e nossas impressões:

Check-in

Como parte da reunião de Governança na Holacracia, a reunião começa com um check-in em que os participantes são convidados a expressar como estão se sentindo e o que esperam da reunião. É um momento livre em que cada um pode compartilhar seu humor, se estão alegres, nervosos, ansiosos ou preocupados. O objetivo é criar um quebra gelo inicial e uma empatia dos membros para o início da reunião.

Na reunião na Geekie todos estavam ansiosos pela retomada das reuniões de Governança e aguardavam pelas tomadas de decisões que estavam por vir.

Levantamento das tensões

Em seguida o facilitador da reunião pediu para os membros apresentarem suas tensões. Neste momento é esperado que os membros somente digam uma pequena frase, como um lembrete, sobre do que se trata a tensão para ser tratado posteriormente.

Dentre as tensões trazidas pelos participantes estavam a reeleição do Link Representativo (Rep Link); A clarificação de um papel alterando seu nome; e a mudança de um segundo papel que seria semelhante ao de um Scrum Master para ficar mais abrangente e permitir o uso de Kanban.

Tratando as Tensões

O primeiro assunto tratado foi a reeleição do papel do Link Representativo, cujo tempo de vigência tinha expirado. Utilizavam um software da própria HolacracyOne, o GlassFrog, para controlar as tensões, processos, papéis, datas e as decisões tomadas.

Depois de relembrado qual a função do Link Representativo, deu-se início à votação, que, inicialmente começou com cada participante pensando em seu candidato preferido individualmente (5 min), escrevendo-o em um papel. Em seguida cada participante foi convidado a expor e embasar seu voto na pessoa escolhida.

Após a votação, o facilitador perguntou se algum dos membros havia mudado de opinião, influenciado pelas justificativas dos demais membros em outros candidatos e, após ajustes, a decisão foi tomada por maioria simples.

Em seguida continuaram com a agenda montada no momento anterior, e discutiram cada uma das tensões que foram propostas. A dinâmica foi a mesma para todas as tensões, incluindo:

  1. Apresentação da proposta: Que é feita por aquele membro que traz a tensão. Na Geekie, os participantes trouxeram suas propostas em um arquivo compartilhado do Google Docs no qual também efetuaram os ajustes assim que algo novo era discutido e revisado;
  2. Rodada de clarificação: Momento dos participantes buscarem entender melhor a tensão e a proposta, sem influenciar ou opinar a respeito;
  3. Rodada de reação: Em seguida o facilitador convida todos os presentes a expressarem suas reações sobre a tensão e a proposta apresentada, sendo um momento em que cada um pode dizer o que sente, suas principais preocupações, receios, motivações ou apoio;
  4. Adaptação [ou não] da proposta: O proponente pode, neste momento, rever e ajustar sua proposta de acordo com o que ouviu das etapas anteriores;
  5. Rodada de objeção: Após a reação, cada membro é convidado a dizer se tem alguma objeção para que a proposta seja integrada aos processos do círculo, lembrando que neste momento a decisão é tomada em consentimento, não em consenso.
  6. Decisão integrada ou arquivada.

Durante a dinâmica, a velocidade da tomada de decisão ficou muito evidente para nós, e acreditamos que isso acontece por alguns motivos, como:

  • A tensão é um problema latente e evidente: Diferente de uma Retrospectiva do Scrum, por exemplo, em que são levantados vários itens, na reunião de Governança da Holacracia os membros trazem, individualmente, tensões que lhe estão incomodando de alguma forma e a proposta para resolvê-la. Logo, o time se debruça em somente um item por vez, e esse item realmente é uma dor latente.
  • Adaptação das propostas durante a reunião: As propostas, de acordo com as reações e objeções dos demais membros, podem sofrer alterações durante a reunião até satisfazer a tensão original e as considerações dos membros, mas somente caso o proponente assim ache pertinente. São tão rápidas quanto alterar o documento compartilhado que expressa o acordo feito durante a reunião.
  • Cultura de experimentação: Preocupações e incertezas, se não forem fundamentadas em algo que atrase o círculo ou que faça o círculo regredir ao invés de avançar, podem ser trazidas em reuniões futuras, melhor trabalhadas e após terem sido experimentadas no formato inicialmente proposto;
  • Decisão por consentimento: Por fim, mas não menos importante, as reuniões por consentimento não possuem o desgaste de se buscar convencer a todos os participantes até atingir um consenso. Ao contrário, somente são impedidas as propostas que realmente tenham algum componente que possa ferir o círculo de alguma forma. No mais, preza-se pela experimentação antes de impor bloqueios.

A reunião então se encerra com o Check-out, parecido com o check-in, em que os participantes expressam suas consideração sobre como foi a reunião e o como estão se sentido ao final dela.

Nos bastidores

Conversando com Davi Gabriel da Silva, Coach que nos abriu as portas na Geekie, soubemos que as reuniões nem sempre foram tão efetivas quanto esta que participamos. Dentre os aprendizados ganhos durante as reuniões de Governança, Davi destacou:

  • A preparação das propostas e tensões pelos participantes: Hoje, depois de já terem exercitado o formato da reunião de Governança, as pessoas já se sentem seguras em trazer propostas e o conteúdo das mesmas tem melhorado muito;
  • Lobby: Muito das tensões e propostas já são compartilhadas no dia a dia por quem as vive na pele. Estas pessoas, antes de levar as dores e propostas para uma reunião de Governança, tem compartilhado e amadurecido (até já testado) suas ideias, fazendo com que ao chegar à pauta da Governança já tenham sido discutidas e amadurecidas com vários dos membros ali presentes. O intuito não é obter consenso, mas contextualizar bem os membros para que possam votar de forma mais consciente e rápida nas reuniões e talvez esse foi um dos motivos de não termos presenciado objeções e propostas impedidas nesta reunião que participamos.

Além de tudo que foi descrito acima: velocidade, efetividade e praticidade, ainda podemos destacar o total foco no plano de ação, que ajuda a conduzir a conversa para algo que mais constrói e dá autonomia do que algo que especula e divaga, evitando o compromisso.

Um especial parabéns para o facilitador Wolney que soube conduzir muito bem a reunião, e refletir com os proponentes cada tensão e proposta buscando torná-las mais claras aos participantes antes de avançar com as decisões.


 

Gostou da reunião de Governança? Nós do Kudoos acreditamos que Holacracia é um tema em alta e uma tendência forte para os próximos anos. Junte-se a nós no grupo do Facebook para discutir mais sobre esse tema: https://www.facebook.com/groups/554657241352947/

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Grande abraço!

1 comment

  1. Pingback: Holacracia: Entrevista com Davi Gabriel | Kudoos

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