menu

Workshop de Concepção — Parte 02

Por

Veja a Parte 01 em: Workshop de Concepção: Parte 01

No primeiro artigo da série, vimos as semelhanças e diferenças entre Inception, Kick-off e o Workshop de Concepção. Conhecemos os momentos Divergente e Convergente e entendemos seus propósitos dentro da fase de concepção.

Antes, porém, de entrarmos nos detalhes dos momentos de divergência e convergência, se faz necessário e extremamente importante comentar os preparativos para se realizar o Workshop de Concepção.

Preparativos

Muito bem! Depois de entender o Workshop de Concepção, você percebeu que faz sentido aplicar no seu contexto e quer promover em sua empresa. Parabéns! Mas por onde começar?

Existem três coisas que você precisa cuidar antes de iniciar um Workshop de sucesso:

1 – Envolvimento dos interessados

Um Workshop de Concepção não é uma reunião comum e transmitir suas ideias e intenções de uma forma eficaz é essencial para que você consiga o engajamento das pessoas nesta iniciativa.

Se um workshop, e até mesmo a própria fase de concepção, são elementos novos no seu contexto, provavelmente você terá que primeiro apresentar estas ideias para os envolvidos, explicando o propósito deste momento do produto, seus principais benefícios, o formato em que as atividades são conduzidas e os principais resultados práticos esperados.

Talvez seja uma abordagem interessante associar a fase de concepção e suas respectivas atividades aos valores já vivenciados pela empresa ou pela organização na qual você está inserido. Assim ficará mais fácil da organização aceitar os propósitos do workshop, justificando, inclusive, o investimento de tempo e recursos necessários.

Uma vez que boa parte dos interessados já teve uma conversa com você ou já trocou e-mails sobre o que vem a ser uma fase de concepção, você está pronto(a), então, para o próximo passo…

2 – Preparação das reuniões

A primeira coisa a se considerar ao preparar um Workshop de Concepção é respeitar um tempo mínimo de pelo menos uma semana, para que as pessoas envolvidas consigam acomodar os dois momentos do workshop em suas agendas. Como cada momento do workshop pode levar até um dia de duração, é importante agendar tais dias com antecedência permitindo, assim, que pessoas-chave remanejem reuniões que possam conflitar com os dias do workshop.

Importante: Salas de reunião grandes costumam ser um problema para alocação. Outro motivo para se antecipar o agendamento e já sugerir aos envolvidos 2 ou 3 opções de datas em que a sala estará disponível.

Em seguida, garanta que as pessoas-chave estarão disponíveis e que poderão participar dos dias que você está sugerindo. Isso ajudará a não ter várias tentativas de agendamento de reunião frustadas porque um ou mais envolvidos não poderá atender naquele dia específico.

Importante: Para alguns projetos é necessário considerar o tempo de deslocamento dos convidados até o local da reunião. Provavelmente você tenha algum fornecedor, parceiro, cliente ou consultor que virá de outra localização e isso precisará ser considerado. Seu workshop não deve começar antes das 9h nem terminar depois das 17h nestas ocasiões.

Com a data, local e as pessoas-chave garantidas, é hora então de trabalhar na comunicação efetiva do workshop: sua agenda e tarefas preparatórias, distribuindo-as com tempo hábil àqueles que terão alguma participação específica nos encontros. Falaremos mais detalhadamente sobre os itens da agenda e as atividades preparatórias quando falarmos de cada momento do workshop nos futuros posts.

Quando você souber todas as atividades, dinâmicas e facilitações que conduzirá durante o workshop, garanta que todos os materiais e recursos estejam disponíveis. Os mais comuns seriam:

  • Papéis e canetas para anotação;
  • Post-its coloridos para as dinâmicas;
  • Flip-chart e pincéis coloridos apropriados;
  • Projetor (lembre-se do adaptador ;-))
  • Mesas pequenas que possibilite que sejam formados sub-grupos;
  • Slide de apresentações que eventualmente você queira fazer;
  • Materiais de apoio e ilustrativos do que será discutido (abuse dos recursos visuais e colaborativos);
  • Um cronometro para acompanhar os tempos das sessões e dos itens da pauta.

Por fim, mas não menos importante, agende alguns aperitivos (o famoso coffee break) caso seu encontro seja maior que 3 horas de duração e garanta um intervalo de pelo menos 15 minutos, pois manter a energia em alta é crucial para que os resultados sejam os melhores possíveis.

3 – Comunicação do evento

Comunicar bem o evento, tanto antes, durante e depois, é fundamental para manter todos envolvidos e engajados nos resultados e criar a possibilidade de esclarecimento de dúvidas ou mesmo ajustes necessários nas decisões e informações trocadas.

Além da abordagem com os principais membros para engajá-los na ideia do workshop e comprarem com você a ideia da necessidade de tal evento, você pode considerar ter:

  • Um local para armazenar as informações do workshop. Pode ser uma ferramenta de wiki da sua empresa, um sistema de colaboração, uma intranet para projetos, um blog ou algum documento centralizado na rede que possa ser consultado por qualquer pessoa a qualquer momento;
  • Um texto que reforce o propósito e os benefícios esperados deste encontro;
  • Uma tabela que liste os tópicos que serão abordados em cada encontro e os resultados esperados de cada item desta pauta;
  • Os horários de início, fim e intervalos bem informados;
  • Os contatos das pessoas convidadas e o que representam;
  • Quem terá participação especial em cada momento e em quais assuntos;
  • Links ou materiais de referência, caso seja conveniente.

Considere enviar e-mails semanais, caso tenha agendado com muita antecedência, informando o progresso dos preparativos, convidando todos a revisarem a agenda e solicitarem ajustes quando necessário e garanta que todos tiveram a oportunidade de contribuir com a preparação do que será discutido.


Perceba que todas estas questões são também boas práticas para qualquer reunião de trabalho. Você sempre vai querer ter as pessoas certas envolvidas, num horário adequado para todos e num ambiente que potencialize as discussões e tomadas de decisão. No workshop estes pontos apenas ganham outra proporção devido ao seu tamanho e propósito. 😉

No próximo post falaremos do primeiro momento do workshop: a Divergência. Suas técnicas e ações necessárias pré e pós encontro. Te vejo lá!

Veja a Parte 01 em: Workshop de Concepção: Parte 01

2 comments

  1. Pingback: Workshop de Concepção: projetos de pequeno porte — Parte 01 | Kudoos

  2. Pingback: Workshop de Concepção de produtos – Parte 03 | Kudoos

Leave your reply

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Go to top