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Reuniões 1 on 1

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One on one (1 on 1) é uma expressão em inglês que representa uma comunicação ou interação direta entre duas pessoas. Numa tradução livre para o português seria algo como “Cara-à-cara”; “Uma-a-um”; ou “Mano a mano”. Uma reunião 1 on 1, portanto, é aquela que é feita entre duas pessoas. Geralmente, nas empresas, tem o intuito de trocar experiências e feedbacks.

A reunião 1 on 1, se bem utilizada, é uma excelente ferramenta para o desenvolvimento individual, pois é um canal diferenciado se comparado às convencionais avaliações anuais de desempenho. E, por serem realizadas somente entre duas pessoas, há mais espaço para trabalhar as discussões, com objetividade e riqueza de detalhes.

Não existe uma pauta definida ou a melhor forma de se realizar uma reunião 1 on 1. Fique atento às necessidades e ao contexto de sua organização e o melhor formato irá emergir por natureza. Em todo caso, tenha em mente que as reuniões 1 on 1 servirão para lhe ajudar nas seguintes dimensões:

1 on 1 para conhecer melhor as pessoas

André Faria, sócio-diretor da BlueSoft, escreve em seu post que as reuniões 1 on 1 são ótimas para conhecer melhor as pessoas. Faria cita o livro Behind Closed Doors, em que as autoras Rothman e Derby sugerem reuniões 1 on 1 aos gestores como ferramenta de descoberta dos pontos fortes e fracos dos membros, suas ansiedades e desejos, medos e aflições, interesses e ambições.

Por meio desse relacionamento e do conhecimento gerado a partir de boas reuniões 1 on 1 é que o gestor conseguirá explorar, da melhor forma, todo potencial individual de seu time, rumo à meta compartilhada por todos.

1 on 1 para ouvir e dar feedbacks

O mais importante de reuniões 1 on 1 é a troca sincera de feedbacks. Para tanto, alguns valores precisam estar bem amadurecidos: coragem, respeito e humildade. Coragem para falar o que precisa ser dito, sem rodeios e sem receios. Respeito, para que ao falar saiba se posicionar corretamente, sem ofender ninguém. Apenas pontuando os fatos e ações. E Humildade para saber receber críticas, analisá-las, reconhecê-las e tratá-las adequadamente.

Cuidado para sua reunião não se tornar “pesada” ou ser um momento desconfortável para ambas as partes. É necessário que haja uma atmosfera que permita a todos se abrirem sem taxações ou cobranças exageradas. Se você é gestor, não faça da reunião 1 on 1 um lugar para tirar satisfações ou retomar discussões passadas. Aliás, se você é gestor, numa reunião dessas, é bem provável que você tenha mais a ouvir do que a falar.

1 on 1 para coaching

Desenvolver competências e pessoas é uma das principais atribuições de um gestor. A reunião 1 on 1 pode ser útil ao criar espaço para se pensar no futuro do profissional, com ações e atividades que os membros queiram desenvolver em conjunto com seus gestores.

O coaching é um trabalho diário, mas as reuniões podem servir também de check-points de acompanhamento das metas individuais. Adicione ao coaching o feedback recorrente, comentando anteriormente, e você terá os fundamentos para seu processo de desenvolvimento de pessoas.

1 on 1 para monitorar as percepções

Além do propósito de conhecimento e desenvolvimento pessoal, a reunião 1 on 1 também pode servir de termômetro ao gestor sobre a saúde das principais frentes e áreas do projeto. O intuito, ao meu ver, são dois: 1) Saber quão discrepantes são as avaliações individuais sobre a mesma área do projeto (exemplo: Planejamento) e 2) monitorar a equalização (ou não) das percepções, conforme ações são tomadas no decorrer do projeto. Veja um exemplo:

Recentemente comecei a pedir aos integrantes do time que atribuíssem uma nota de 1 a 5 (em que 1 é ruim e 5 ótimo) para sete frentes/áreas do projeto: Planejamento; Execução; Produto; Product Owner; Qualidade; Arquitetura; e Gestão.

As avaliações são feitas dentro da reunião 1 on 1 e servem como bons ganchos para ricas discussões, de acordo com as notas atribuídas.

No início das avaliações é possível ver notas bem diferentes para uma mesma área do projeto, evidenciando que há interpretações quase inversas sobre a saúde de uma determinada área. Veja o destaque, na figura abaixo, nas notas de “Planejamento” dadas por 2 membros do time.

Kudoos-Post

Com o tempo, e com ações de aproximação dos membros e alinhamentos durante o percurso, vemos que as notas acabam por se equalizar.

A partir de então, temos quedas e subidas percebidas por quase todos os membros do time, mostrando que todos começam a ver e vivenciar as mesmas coisas, da mesma forma (veja na figura os destaques nas notas de Execução e Gestão).

A sinergia e produtividade do time também acompanha estas tendências, na medida em que temos processos mais bem definidos e praticado por todos, comunicação fluente, execução fluída, etc…

Enfim, a reunião 1 on 1, como é possível ver, pode ser muito rica se utilizada corretamente. Temos exemplos interessantes sendo feitos na comunidade, como o caso citado do André Faria e outros formatos como o Feedback Canvas, compartilhado por Mateus Haddad, fundador da Webgoal.

E você? Como tem feito reuniões 1 on 1 e quais práticas, dinâmicas ou formatos você utiliza?

2 comments

  1. André Faria Gomes

    Olá Buzon,

    Antes de tudo parabéns pelo excelente post e por compartilhas suas experiências e insights!

    Muito obrigado pela menção.

    Grande Abraço.

    Posted on abril 11, 2013
    • Rafael Buzon

      Vlw André.
      Faltou eu trazer aqui as suas dicas para as reuniões, que achei muito pertinente. Se me permite:

      Ritmo: Encontre as pessoas no mesmo dia e por volta do mesmo horário, isso cria ritmo e faz com que as pessoas venham preparadas.

      Presença: não permita que as reunião seja interrompida por ligações, e-mails, etc.

      Compromisso: cancelar ou desmarcar por qualquer razão demonstra que você não se importa.

      Consistência: Procure manter um formato semelhante em diferentes encontros.

      Adaptabilidade: Adapte a frequência, formato ao momento e circunstancias do time.

      Vlw novamente! 🙂
      Buzon

      Posted on abril 11, 2013

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